Office Manager
Estamos buscando un/a Office Manager para gestionar de forma eficiente el flujo de operaciones diarias de la oficina. Este perfil será responsable de garantizar un entorno de trabajo organizado, funcional y productivo, actuando como punto de contacto entre empleados, proveedores externos y clientes internos.
El rol combina funciones administrativas, de coordinación y de soporte a distintas áreas de la organización, especialmente Dirección General y Recursos Humanos.
Responsabilidades
Supervisar el funcionamiento diario de la oficina, asegurando una operativa eficiente.
Dar soporte transversal a las distintas áreas de la organización, especialmente Dirección General y RRHH.
Mantener actualizada la base de datos de empleados y colaborar en procesos administrativos de personal.
Gestionar procesos de incorporación: firma de contratos, onboarding y documentación asociada.
Coordinar y cerrar entrevistas dentro de procesos de selección.
Gestionar el archivo digital y la documentación interna.
Revisar y aprobar facturas en plataformas internas de la compañía.
Controlar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
Coordinar el mantenimiento de las instalaciones y la relación con proveedores (limpieza, seguridad, servicios técnicos, etc.).
Gestionar la correspondencia (recepción, clasificación, distribución y envío de documentos y paquetería).
Gestionar la centralita telefónica: atención, filtro y derivación de llamadas.
Organizar y coordinar la reserva de salas de reuniones, así como la logística asociada.
Apoyar en la organización de eventos internos y externos (reservas, coordinación, logística).
Gestionar aspectos administrativos del personal (tarjetas identificativas, fotos corporativas, plazas de parking, etc.).
Supervisar el estado de las zonas comunes y recepción, asegurando orden, limpieza y reposición de materiales.
Coordinar tareas básicas de mantenimiento y prevención de riesgos laborales (incidencias, reparaciones, contacto con proveedores técnicos).
Requisitos
Formación mínima: Bachillerato o equivalente.
Experiencia previa en posiciones administrativas o de office management.
Nivel de inglés fluido.
Valorable conocimiento de otros idiomas.
Manejo de herramientas ofimáticas (Microsoft Office u otras similares).
Competencias clave
Proactividad y autonomía.
Capacidad de resolución de problemas.
Excelentes habilidades de comunicación y orientación al cliente interno.
Alta organización, atención al detalle y capacidad de priorización.
Buena presencia y actitud profesional.
Discreción y confidencialidad en el manejo de información.
Motivación por aprender y asumir nuevos retos.
Condiciones
Contrato Indefinido
Jornada Completa en Horario de Oficina (1 día de teletrabajo)
Salario en Función de la Experiencia
Base Palma de Mallorca
